Как правильно составить должностную инструкцию?

Должностная инструкция — это документ, в котором прописаны обязанности сотрудника, его ответственность и профессиональные права. Она помогает избежать недоразумений и упорядочить работу внутри компании. Для начинающего кадровика составление такой инструкции может показаться непростой задачей: нужно учитывать требования закона и особенности конкретной организации. Но на деле этот навык осваивается быстро, если вы пройдете кадровые курсы https://mgutu.ru/courses/management/.

Основные ошибки новичков

При составлении должной инструкции начинающие кадровые специалисты могут допускать следующие ошибки:

Объемный текст. Не пишите 10 страниц мелким шрифтом — сотрудник вряд ли это прочитает, а вы усложните себе проверку. Ориентируйтесь на 2–3 страницы.
Нечеткие формулировки. Фразы вроде "выполнять все, что скажет начальник" бесполезны — указывайте конкретные задачи, чтобы было понятно, что делать.
Игнорирование закона. Нельзя вписать обязанности сверх Трудового кодекса РФ (например, работа в выходные без доплаты) — это вызовет проблемы при проверках.
Отсутствие согласования. Без согласования с руководителем инструкция может не устроить его, и придется все переписывать.

Порядок составления должной инструкции

Соберите информацию. Поговорите с руководителем отдела, где будет работать сотрудник, и выясните, какие задачи он будет выполнять, что должен уметь и кому подчиняться.
Напишите "Общие положения". Укажите должность (по штатному расписанию), подчиненность (например, "директору по производству"), требования к опыту и знаниям (законы, инструкции).
Опишите обязанности. Перечислите 5–10 конкретных задач: "проверять счета", "обслуживать оборудование". Пишите четко, избегая общих слов вроде "помогать".
Укажите права. Добавьте 3–5 пунктов: "получать информацию", "предлагать улучшения". Это поможет сотруднику эффективно выполнять свою работу.
Добавьте ответственность. Укажите, за что отвечает сотрудник: "за сохранность документов", "за соблюдение сроков". Ссылайтесь на ТК РФ для юридической корректности.
Проверьте и согласуйте. Внимательно перечитайте инструкцию: устраните ошибки и упростите формулировки, если нужно. Согласуйте документ с юристом. После приема на работу сотрудник должен его подписать.

Составление должностных инструкций — лишь один из навыков, которым обучают на кадровых курсах. Вы также научитесь разрабатывать штатное расписание, вести личные дела сотрудников, оформлять приказы и работать с трудовыми договорами — все, что помогает системно выстраивать кадровый учет с самого начала.